ExcelからSFAへの移行
Excelの案件管理から、業務を止めずにSFAへ移行する。
部門ごとのExcelをそのまま一つのSFAへ移すと、重複、表記揺れ、不要項目、異なるフェーズまで引き継いでしまいます。現在のファイルを再現するのではなく、残すデータ、廃止する運用、移行後の更新責任を決め、試行と照合を行ってから切り替えます。
CHECK
このような状態なら、
仕組みの見直しが必要です
- 担当者や部門ごとにExcelが分かれ、どのファイルが最新か分からない
- 会社名・担当者名・案件名の表記が揺れ、重複や集計漏れが発生している
- 数式やマクロを作った人しか、集計方法や更新ルールを説明できない
- SFAへの移行後もExcelを更新し続け、二重管理になることを懸念している
BEFORE / AFTER
Excelをそのまま移さず、移行後の業務から設計する
| 比較項目 | 従来の進め方 | 見直し後 |
|---|---|---|
| 移行対象 | 利用中の列と過去データを、用途を確認せずすべて移す。 | 継続利用、参照保存、廃棄に分け、業務上必要なデータだけを移す。 |
| データ設計 | 部門ごとの列名、選択肢、フェーズをそのまま再現する。 | 全社共通項目と部門固有項目を分け、移行後の正規値を決める。 |
| 切り替え | 本番日に全員を一斉に切り替え、問題を運用中に見つける。 | 代表部門と実データの一部で試行し、件数・関連・権限を照合してから広げる。 |
| Excelの終了 | 念のため旧ファイルも更新し続け、正しい情報源が二つ残る。 | 更新停止日、参照期限、保管・削除責任を決め、正とするシステムを一つにする。 |
HOW DRIVE SFA HELPS
移行後の業務から、データと項目を設計する
データを移すこと自体よりも、移行後に誰が何を更新し、どの情報を判断に使うかが重要です。現在のExcelと新しい営業プロセスを照合します。
01
顧客・担当者・案件の関係を整理する
Excel上の会社、担当者、案件、活動を分け、重複と表記揺れを確認します。移行後に顧客と案件の履歴をたどれるよう、識別方法と関連付けを決めます。
顧客・案件管理を見る03
試行移行して、業務とデータを照合する
代表部門と一部データで試行し、件数、金額、顧客と案件の関連、文字化け、重複、参照範囲を確認します。対象ファイル、データ量、履歴の状態によって移行方法が異なるため、個別に計画します。
大規模な営業組織での導入を見るFOR LARGE SALES ORGANIZATIONS
一斉切替ではなく、照合できる単位で広げる
利用者や関係部署が多い組織では、データの問題と操作教育を同時に全社へ広げないことが重要です。代表部門で移行と運用を確認し、次の部門へ進む条件を決めます。
全社・複数部門への導入について- 01
ファイルを棚卸しする
管理者、更新者、利用目的、列、件数、更新頻度、マクロ・外部参照を整理し、正とするファイルを決めます。
- 02
データを整える
重複、表記揺れ、空欄、無効な選択肢、担当者不明のデータを確認し、修正責任者と扱いを決めます。
- 03
試行とリハーサルを行う
実データの一部で試行し、本番と同じ手順・担当者でリハーサルします。照合項目と切り戻し条件も事前に決めます。
- 04
更新元を一本化する
切替日時、Excelの更新停止、旧ファイルの参照期限、問い合わせ先を周知し、二重更新が続かないようにします。
詳しく検討するための資料
よくある質問
- QExcelファイルをそのままアップロードすれば移行できますか？
- ファイルの列、データ量、表記揺れ、顧客と案件の関連、マクロの有無によって対応が異なります。まず移行対象と項目対応を整理し、試行データで結果を確認してください。具体的な移行方法は個別にご相談いただけます。
- Q過去のデータは、すべてSFAへ移すべきですか？
- 必ずしもすべてを移す必要はありません。進行中案件、利用中顧客、分析に必要な期間などを基準に、移行、参照保存、廃棄へ分けます。法令・契約・社内規程による保持要件も確認してください。
- QSFA移行後もExcelを残してよいですか？
- 参照用として一定期間残す方法はありますが、同じ顧客・案件を両方で更新すると情報が分かれます。正とするシステム、Excelの更新停止日、参照期限、保管・削除責任を決めてください。
CONSULTATION
現在の運用を伺い、
解決方法を一緒に整理します。
既存SFA・Excelからの切り替え、複数部門・拠点への段階展開、権限や管理者運用も含めてご相談いただけます。