商談録音・音声データの取り扱い方針
本ページは、DRIVE SFAで取り扱う商談・通話の音声、文字起こし、AI要約等について、製品側で行う処理と、導入企業にて確認する事項を説明するものです。
制定・最終更新：2026年8月25日
1. 適用範囲
本方針は、DRIVE SFAで取り扱う商談・通話の音声ファイル、文字起こし、AI要約、決定事項、次回行動等の派生データを対象とします。具体的な機能、連携方法、設定は、契約・プラン・利用環境・個別要件によって異なります。
2. 基本方針
- 録音を開始する前に、録音・文字起こし・AI要約の予定と目的を参加者へ説明する運用を推奨します。
- 録音を希望しない参加者がいる場合は、録音せずに商談を継続できる手順を用意することを推奨します。
- 音声・文字起こし・要約の閲覧範囲は、業務上必要な利用者に限定します。
- 文字起こしやAI要約は、利用者が元の会話を確認し、必要に応じて修正した上で利用します。
- 録音データと派生データは利用契約中、継続して保存されます。現時点では、保持期間による自動削除機能および一括削除機能を提供していません。契約終了後の取り扱いは利用規約に定めます。
3. DRIVE SFAでの取り扱い
4. 導入企業にて確認・決定する事項
録音の目的、参加者への説明、適用される法令・契約、社内での利用方法は、導入企業の業務と利用地域に応じて確認する必要があります。主な確認事項は次のとおりです。
- 録音、文字起こし、AI要約を行う目的を定めること
- 参加者へ録音の予定と目的を説明し、必要な確認を行うこと
- 録音を希望しない参加者がいる場合の代替手順を用意すること
- 参加者の所在地、契約、NDA、業界規制、社内規程を確認すること
- 音声、文字起こし、要約を閲覧できる役割・部署・担当範囲を定めること
- 利用契約中は継続して保存されることを前提に、録音対象と取り込む情報の範囲を定めること
- 開示、訂正、削除、利用停止等の問い合わせ窓口と対応手順を整備すること
5. 標準的な取り扱いの流れ
- 01
録音前
導入企業が、目的、対象、参加者への案内、録音しない条件、利用地域の法令・契約を確認します。
- 02
録音・取り込み
DRIVE SFAで録音を開始するか、録音データを連携します。
- 03
文字起こし・AI処理
録音データから文字起こし・要約等を作成します。利用者が内容と対象商談を確認します。
- 04
共有・保存
顧客・案件への紐付けと閲覧範囲を確定します。録音データと派生データは利用契約中、継続して保存されます。
- 05
確認・問い合わせ
保存データの取り扱いについて確認が必要な場合は、契約・機能に関する窓口へ問い合わせます。
- 06
契約終了
必要なデータを契約終了前に出力します。契約終了後の登録データは、利用規約に従って削除します。
6. 主な役割分担
以下は、製品利用における主な役割を示したものです。法令または個別契約に基づく責任を網羅し、変更するものではありません。個別契約に別段の定めがある場合は、その定めが優先します。
| 区分 | DRIVE SFA | 導入企業 |
|---|---|---|
| 目的・法令 | 本サービスが行うデータ処理の内容を説明し、当社に適用される法令・契約に従って取り扱います。 | 録音・文字起こし・AI要約の利用目的を定め、法的根拠、契約・NDA・業界規制を確認します。 |
| 参加者への案内 | 録音機能の仕様と、音声・派生データの処理に関する情報を提供します。 | 必要な説明・通知・同意取得等を行い、録音を希望しない場合の対応を定めます。 |
| AI処理 | 文字起こし・要約等を作成し、利用者が生成結果を確認・修正できる機能を提供します。 | AI処理の対象を決め、生成結果を確認してから業務に利用します。 |
| 安全管理・再委託 | 必要かつ適切な安全管理措置を講じ、再委託先を選定・監督します。 | 利用者アカウント、端末、権限を管理します。個人データの取扱いを委託する場合は、委託先としての当社を必要かつ適切に監督します。 |
| 閲覧・共有 | 非公開を基本に、組織スコープで制御します。 | 役割・部署・案件に応じた閲覧者と共有ルールを設定します。 |
| 保存・契約終了 | 利用契約中は継続保存します。自動削除・一括削除機能は提供していません。契約終了後は利用規約に従い、原則として終了日から90日以内に登録データを削除します。 | 継続保存を前提に録音対象を決め、契約終了前に必要なデータを出力します。 |
| 問い合わせ | 製品・契約・データ処理に関する情報を提供し、法令・契約上必要な範囲で対応に協力します。 | 自社の録音利用に関する参加者からの問い合わせを受け付け、当社への照会が必要な場合は連携します。 |
契約終了後の削除について、法令上保存が必要なデータ、未解決の紛争または債権債務に必要なデータ、バックアップ媒体に保存され技術的に直ちに削除できないデータ等は例外となります。詳細は利用規約第19条をご確認ください。
7. 法令・同意等に関する留意事項
DRIVE SFAは、導入企業に代わって参加者への説明、通知または同意取得を行うものではありません。本サービスの機能や本ページの記載は、全参加者の同意取得、各国・地域の法令への適合、契約・NDA・業界規制への適合を自動で保証するものではありません。
適用される要件は、参加者の所在地、会話の内容、利用目的、保存・共有方法等によって異なります。必要に応じて、導入企業の法務・プライバシー担当者または専門家へ確認してください。